APOYO A LA GESTIÓN
ACADÉMICA
Proceso de
matricula
Ø Definir el calendario de matrícula
Ø Se reúnen los directivos de la institución para establecer las fechas de matrícula y los requisitos. La rectora programa las fechas de matrícula
de acuerdo con el calendario escolar emanado del M.EN y la resolución expedida
la entidad territorial.
Ø Elaborar circular informativa por
parte de la rectora que contenga los requisitos establecidos por el Colegio
para el proceso de matrícula y las fechas en las que se realizarán.
Ø Distribuir circular con requisitos de matrícula
Ø Para los estudiantes antiguos,
cada coordinador de grupo recibe
y distribuye a los estudiantes de su salón la circular con los requisitos para
la renovación de la matrícula. Para los estudiantes nuevos en el momento de
adquirir la inscripción se le adjunta la circular.
Ø Entregar solicitud
Ø La Rectora pasa por cada aula entregando
la solicitud a los estudiantes que estén a paz y salvo y que no
presenten dificultades académicas y/o disciplinarias. La Rectora indica la fecha en la cual se
recibirán las solicitudes. Los
estudiantes nuevos adquieren el
formulario de inscripción en el economato.
Ø Recibir solicitudes diligenciadas
y documentación requerida
Ø Cada estudiante entrega a su coordinador de grupo un sobre con la
solicitud diligenciada y la documentación requerida en la fecha indicada por la
Rectora.
Ø Solicitar ajustes a la documentación
Ø La secretaría delega a los coordinadores de grupo la revisión de la
documentación entregada por sus estudiantes. A los estudiantes que no la
presenten completa se les asigna una fecha diferente para la nueva entrega, al mismo director de
grupo. Para los estudiantes nuevos la
secretaria revisa y en caso de faltar un documento asigna una nueva fecha.
Ø Preparar y distribuir documentación para matrícula
Ø La secretaria separa por orden
alfabético las fichas de matrícula y las entrega en cada mesa.
Ø Efectuar matrícula.
Organizando el lugar y
distribuyendo mesas por orden alfabético. Se designan las personas para efectuar la matrícula. El estudiante acompañado de sus padres y/o
acudientes firman la renovación de la matrícula en el caso de los estudiantes
antiguos; los nuevos firman la matrícula.
Ø Realizar matrícula extemporánea
Ø Se realiza en Secretaría presentando la documentación requerida.
Ø Realizar inducción a estudiantes y
a sus padres
Ø Asignando una fecha para integrar Padres de Familia y estudiantes
nuevos. elaborando un programa de
inducción que abarque: Misión, visión,
filosofía, apartes del manual de convivencia y conocimiento de la planta
física. Buscando estrategias para desarrollar el programa de
inducción en forma dinámica y amena.
Tanto para los estudiantes nuevos y antiguos en la primera semana de
clase se hacen también actividades de inducción e integración.
Ø Elaborar listas de estudiantes matriculados
Ø Organizando alfabéticamente los estudiantes matriculados en cada grado
y distribuyéndolos por grupo, previo
análisis de los docentes.
Ø Carnetizar estudiantes
Ø Al carnet de los estudiantes
antiguos se les coloca un sticker, que
se renueva cada dos años y a los estudiantes nuevos se les elabora el carné. Si después de elaborar y/o renovar el
carné los estudiantes lo pierden éste
tiene un costo adicional.
Archivo
Académico
La Institución Educativa posee un archivo organizado, donde se muestra
el historial de los estudiantes, docentes, docentes directivos y
administrativos, que permite expedir en forma oportuna las constancias,
certificados y boletines de notas.
Se inició la
sistematización de la información histórica de los estudiantes de todas las
sedes que permitirá disponer de la información para expedir constancias y
certificados de manera ágil, confiable y oportuna
Informe
académico
La institución
educativa Técnica Agropecuaria de Puerto Giraldo expide para el padre de
familia cuatro informes de periodo y uno final donde se le cuenta detalladamente
los niveles de desempeño definidos en el SIEP de la institución.
El informe está
diseñado de tal forma que aparece en forma clara la equivalencia entre la
escala escogida en el sistema de evaluación y promoción de la institución y los
niveles de desempeño, así como también los respectivos porcentajes de cada uno
de los períodos con sus respectivos acumulados en forma sucesiva en cada uno de
ellos. También se relaciona las inasistencias, la intensidad horaria semanal de
las asignaturas y el promedio de las áreas según el grado.
Este diseño de
informe fue elaborado por el docente que lidera el SIEP a través del uso de
EXCEL.
Administración de la planta física y de los
recursos
Se orienta a asegurar los requerimientos de la planta física de la institución
que corresponden a las necesidades identificadas por el direccionamiento
estratégico
Mantenimiento de la planta física
Para mantener las
tres sedes de la Institución, los ingresos establecidos en el presupuesto son
demasiado pocos, esto hace necesario buscar estrategias que suplan mantener
todas las necesidades de cada una de las sedes y que el municipio también
contribuya con su aporte para poder darle a la comunidad una educación de
calidad.
El mantenimiento
de la planta física no cuenta con un programa preventivo, sino que se realiza
cuando las necesidades lo ameritan.
La institución no
cuenta con celadores en propiedad lo que hace difícil cuidar la planta física
como los demás enseres y equipos, sin embargo se asignan responsabilidades al personal
de oficios varios y celadores.
Programa
para la adecuación y embellecimiento de la planta física
La Institución
Educativa Técnica Agropecuaria De Puerto Giraldo, el único programa que ofrece
para mantener y embellecer todas sus sedes es con los recursos o ingresos establecidos en el
presupuesto, los cuales son pocos.
El embellecimiento
o decoración de cada una de las sedes se hacen con recursos de los mismos
profesores, pero se pretende institucionalizarlo en un proyecto.
La colaboración de
los padres de familia es muy mínima, pues sus ingresos son obtenidos de su
trabajo informal; por eso se hace necesario que el gobierno municipal aporte
los recursos necesarios para dichos programas pues las necesidades de cada una
de las sedes son bien grandes.
Seguimiento al uso de los espacios
La Institución
Educativa Técnica agropecuaria de Puerto Giraldo, no posee registros de cada
uno de los espacios utilizados en cada una de las sedes.
En la sede
principal se encuentra una unidad sanitaria subutilizada, construida por el
gobierno municipal; además acaban de entregarnos una nueva obra con cinco aulas
más, otra unidad sanitaria y un laboratorio, en cambio carecemos de un
auditorio en el cual se puedan efectuar en forma diferentes eventos, contamos
también con una cancha de futbol, pero ésta requiere de una buena adecuación el
cual no se le ha hecho por falta de recursos.
En la sede 2, si
se cuenta con un patio salón, pero carece de espacios donde los niños puedan
jugar y estar cómodos en su recreo,
tampoco cuenta con un polideportivo, para que los estudiantes puedan
realizar sus horas lúdicas y de educación física.
La sede 3
cuenta con un comedor, no cuenta con una cancha, también le fala la
construcción de un aula múltiple así como unos laboratorios de física y química
Adquisición de los recursos para el
aprendizaje
La Institución
Educativa Técnica Agropecuaria de Puerto Giraldo ha establecido un proceso para
la adquisición de los recursos para el aprendizaje, teniendo en cuenta las
prioridades de cada una de las sedes y sus usuarios.
En la sede
principal encontramos biblioteca no muy bien dotada y sala de informática, la
cual presta los servicios necesarios de manera constante y se carece de
laboratorios.
Las sedes 2 y 3, cuentan con algunos computadores los
cuales no funcionan en su totalidad, lo mismo el programa Compartel, se carece
de biblioteca la cual es suplida por bibliobancos pero sin textos actualizados.
RECURSOS DIDÁCTICOS
Planeación de la administración de los recursos y la prestación del servicio.
o
Al terminar el año lectivo, basados en la
autoevaluación institucional se recogen los inventarios de las distintas
dependencias, se verifica el estado de los recursos didácticos existentes, se detectan necesidades, se priorizan y se presenta
a la Rectora una lista en el formato, Solicitud de necesidades.(Falta elaborar
este formato)
o
De acuerdo con el Coordinador, se realiza el
plan de servicios, dando prioridad a los requerimientos de las
áreas y de los proyectos pedagógicos, en todos los niveles.
o
El plan se realiza por servicio:
sala de informática, recursos didácticos.
Diligenciamiento
de los pedidos
o
Cuando se presente una necesidad de material
didáctico o se agote la existencia del inventario de bienes de consumo, se hace la solicitud a la rectora usando uno
de los dos formatos: Pedido de menor cuantía (Falta elaborarlo) y
Pedido de mayor cuantía (Falta elaborarlo) como lo expresa: Compra de
bienes y servicios (falta elaborarlo).
Actualización
de inventarios y definición del lugar y la forma adecuada de almacenamiento y
conservación de los recursos.
o
Al iniciar el año Lectivo, se actualizan los
inventarios de cada una de las dependencias, se busca un lugar apropiado de almacenamiento que
garantice su conservación y su fácil
acceso.
o
El
almacenamiento de los MATERIALES Y EQUIPOS se hace de acuerdo con la
tabla de Condiciones de almacenamiento, manejo e identificación de materiales y
equipos.
Reglamento
tanto para el uso de las dependencias como para el préstamo del recurso
didáctico.
o
Al iniciar el año lectivo, el responsable del
proceso revisa y actualiza, si es el caso, los reglamentos de cada dependencia
y lo pasa a la Rectora para su aprobación.
o
Se dan a conocer los reglamentos para el uso adecuado
de los recursos didácticos de las distintas dependencias formalizando
claramente las condiciones de préstamo para el usuario y los requerimientos de
acuerdo a la planeación institucional, se ubican en cada dependencia en un
lugar visible al usuario.
Informe a los docentes sobre los recursos didácticos
con que cuenta la Institución
Ø Cuando sea
necesario se aprovechan las reuniones de áreas que se hacen periódicamente,
para que los docentes se informen de los
recursos existentes y se haga un buen uso de ellos.
o
Recibir la solicitud de préstamo o reserva del material
Ø Se recibe
del usuario la solicitud de préstamo y/o reserva del recurso,
diligenciando el formato: SOLICITUD DE
PRÉSTAMO (formatos según dependencia),
si se refiere a recursos y Solicitud de reserva,(formatos según recurso).
o
Ejecución préstamo de material o de dependencias
Ø Se entrega el
recurso solicitado o se presta la dependencia reservada, verificando con el
usuario su buen estado.
Ø Una vez utilizado el recurso, se devuelve al responsable del material o equipo o de la
dependencia, quien revisa el estado del mismo.
Ø Después de la
devolución del recurso y la verificación de su estado, se ubica
en su lugar o se procede a corregir o a sancionar si es necesario, de
acuerdo al reglamento vigente. Se verifica que las dependencias se reciban con la dotación con
la cual fueron prestadas. Se diligencia la parte faltante del formato, Solicitud de préstamo.
o
Seguimiento a inventario y mantenimiento de recursos.
Ø Trimestralmente
se hace seguimiento al inventario.
Ø El
mantenimiento a los equipos se hace de acuerdo con el Instructivo de
mantenimiento preventivo y correctivo.
Ø Cuando
exista material al que se le debe dar de
baja o que deba ser reemplazado, se verifica con la rectora y se somete a
consideración del consejo directivo, se levanta un acta y se procede a diligenciar el pedido con el visto bueno de
la contraloría.
·
Seguimiento
al plan de la administración de los recursos y la prestación del servicio
Ø Cada 3 meses
se evalúa la planeación de la
administración de los recursos y la prestación del servicio; se detectan las
inconformidades en el servicio y se establecen acciones correctivas.
·
Evaluación
del proceso.
Ø Se realiza la evaluación del proceso al
finalizar el año, en el mes de octubre
se aplica una encuesta aleatoria que
exprese la satisfacción , calidad y oportunidad del servicio.
3.2.5.
Suministro y Dotación
La institución
Educativa Técnica Agropecuaria De Puerto Giraldo adquiere los suministros y
dotación de los recursos teniendo en cuenta las prioridades de cada una de las
sedes de acuerdo a los ingresos establecidos en el presupuesto.
3.2.6.
Mantenimiento de equipos y de recursos para el
aprendizaje
La Institución
Educativa Técnica Agropecuaria De Puerto Giraldo realiza el mantenimiento de
sus equipos y adquiere los recursos para el aprendizaje teniendo en cuenta los
ingresos establecidos en el presupuesto y de acuerdo a las necesidades de cada
una de las sedes.
Los ingresos que
recibe la institución son muy pocos para las necesidades que tienen cada una de
las sedes.
3.2.7.
Seguridad y dotación
La
institución Educativa adquiere los suministros y dotación de los recursos
teniendo en cuenta las prioridades de cada una de las sedes de acuerdo a los
ingresos establecidos en el presupuesto.
La
institución cuenta con celadores solo en horas nocturnas quienes
cuidan la planta física como los
demás enseres y equipos.
La
sede de Las Flores se encuentra muy distante de la principal y esta necesita de
un encerramiento para una mejor protección y seguridad de sus estudiantes y
profesores.
3.3.
Administración de servicios complementarios
3.3.1.
Servicio de Transporte, restaurante,
cafetería y salud (enfermería, odontología, Psicología)
Provee de
programas y servicios que apoyan el desarrollo físico, emocional y social de
los educandos y facilitan su socialización y proceso de aprendizaje.
La institución
Educativa Técnica Agropecuaria De Puerto Giraldo, solo posee como servicios
complementarios la tienda escolar y el comedor escolar para las sedes 2 y 3.
Sería muy importante que el gobierno municipal aportara a cada una de sus sedes
otras clases de servicios, como el de odontología, salud y extender el del
comedor escolar, pues sus estudiantes son de escasos recursos y estratos bajos.
3.3.2.
Apoyo
a estudiantes con Bajo desempeño Académico
La
institución no cuenta con una estrategia definida de apoyo a estudiantes con
bajo desempeño académico, sino las nivelaciones presentadas por cada docente
3.4.
Talento humano
3.4.1.
Perfiles
Se orienta al
diseño de políticas y programas que apoyan el desarrollo armónico del talento
humano en la institución educativa Técnica Agropecuaria De Puerto Giraldo, y
que promuevan las competencias para el cumplimiento del proyecto educativo
institucional. También establece la coherencia entre los retos y demandas
institucionales y el talento humano que se requiere para afrontarlos
constructivamente.
La institución
Educativa Técnica Agropecuaria de Puerto Giraldo, tiene los perfiles definidos
para la toma de las decisiones y poder organizar la institución y ofrecer una
educación de calidad, los cuales son los siguientes:
Perfiles de los actores del proceso
educativo.
Perfil
del docente
El
docente muestra sentido de pertenencia por la institución. Además presenta
valores como amor, solidaridad, honestidad, respeto, tolerancia y actitudes
como colaboración, cordialidad y servicio para con todos los estamentos y
miembros de la comunidad educativa. Del mismo modo, propone, lidera y orienta
procesos y proyectos pedagógicos y actualiza de manera permanente sus
conocimientos, tanto profesionales y como de su área de desempeño, para ofrecer
una educación de calidad.
Perfil
del estudiante
El
estudiante de la institución técnica agropecuaria de puerto Giraldo, se
caracteriza por ser:
o
Respetuoso,
solidario, ético, justo, con
liderazgo y gran sentido de
pertenencia.
o
Autónomo,
creativo, analítico, reflexivo, con gran autoestima, tolerante; es decir, un
ciudadano de bien que le permita un adecuado desempeño en el ámbito social y un
mejor desarrollo a nivel personal.
o
Sensible
con el tema ecológico de modo que sea veedor y protector de su medio ambiente.
Perfil
del personero
El
personero debe ser de grado undécimo y poseer valores y actitudes como ser
objetivo, tolerante, imparcial, autónomo, crítico, respetuoso y con sentido de pertenencia por la institución
que le permita, a través de toma de decisión, velar por el buen funcionamiento de
ésta. Además tener capacidad de manejar, afrontar y resolver conflictos en la
búsqueda de soluciones teniendo unas buenas relaciones interpersonales con los
diferentes miembros de la comunidad educativa.
Perfil
del directivo docente
o Ser idóneo en los aspectos pedagógicos, administrativos y de gestión que
requiera su desempeño.
o Poseer una sana personalidad, siendo honesto, responsable, cumplidor de
su deber, amable, respetuoso, justo en sus actos y procederes y con alta
sensibilidad y equilibrio para la toma de las decisiones que le correspondan.
o Ejercer liderazgo positivo en la planificación, organización y
desarrollo de los planes, proyectos y programas pedagógicos y administrativos,
dirigidos a promover los cambios de mejoramiento institucional.
o Conformar los equipos pedagógicos conducentes al análisis de situaciones
y a la búsqueda de soluciones propias de la práctica docente.
o
Proyectar la filosofía institucional, planificando
y monitoreando el trabajo administrativo y docente en función de las
necesidades, intereses y aspiraciones de la comunidad educativa que representa
para el beneficio de la fiel ejecución del Proyecto Educativo Institucional.
Perfil del padre de familia
La familia de hoy, necesita que las Instituciones tengan
interrelación con los padres de familia
para que sirvan de agentes dinamizadores
en la realización del proceso de formación de ésta
con sus hijos, así entonces el perfil que logren los padres sería:
o Padres
que eduquen con amor y respeto. Conociendo a sus hijos en el hogar, para que den testimonio del bien y promuevan sus
valores.
o Padres
que tengan sentido de pertenencia en los procesos pedagógicos, haciendo un
seguimiento académico y disciplinario al estar al día con su marcha y
participando en las acciones de mejoramiento.
o Padres
que colaboren en la solución de problemas, tantos familiares como
institucionales, presentando alternativas de soluciones adecuadas en
situaciones difíciles.
o Padres
que sean constructores del desarrollo social, intelectual y formativo de sus
hijos, completando la enseñanza y aprendizaje de ellos para que puedan
desenvolverse en diferentes actividades productivas y académicas no solo en el
ámbito local sino en el nacional e internacional.
o Padres
que estén en contacto permanente con sus hijos, haciendo seguimiento a los
avances o dificultades académicas y disciplinarias de los mismos, estando al
día con su marcha y participando en las acciones de mejoramiento.
Perfil
institucional (políticas de calidad)
o
La
institución se rige por principios y objetivos de mejoramiento continuo y la
gestión educativa para una mayor calidad en la educación.
o
Nuestra
prioridad es satisfacer razonablemente las necesidades y expectativas de
nuestros alumnos, padres de familia y comunidad educativa.
o
Nuestro
portafolio de servicios educativos tiende a proporcionar una formación integral
de nuestros alumnos para ser ciudadanos útiles y capaces de un excelente
desempeño en su entorno social y laboral.
o
Nuestro
compromiso se expresa en la calidad de nuestro proceso educativo, la calidad
del ambiente laboral y la toma de decisiones para el desarrollo humano en
armonía.
3.4.2.
Inducción
La
institución Educativa Técnica agropecuaria de Puerto Giraldo no cuenta con una estrategia definida para la
inducción de docentes y administrativos nuevos, realizándose solo a las necesidades de iniciativas individuales, de
áreas o de sedes.
3.4.3.
Formación y capacitación
La Institución
Educativa Técnica Agropecuaria De Puerto Giraldo, busca de acuerdo a los
recursos establecer lineamientos que le permiten a sus miembros participar en
diversos programas de capacitación, los cuales van a redundar en pro del
proceso enseñanza aprendizaje de los
estudiantes y de la institución. Aunque de todos modos falta que éstos se hagan
en una mayor proporción y que la información para hacer parte de los ofrecidos
por la entidad departamental lleguen a tiempo o sean difundidos por la parte
administrativo al cuerpo docente de la institución.
3.4.4.
Asignación académica
Esta
la realiza el rector junto con los coordinadores teniendo en cuenta el perfil
de cada docente.
3.4.5.
Pertenencia del personal vinculado
La
institución cuenta con una parte
importante del personal vinculado que comparte la filosofía, principios,
valores y objetivos dedicando algún tiempo a realizar actividades relacionadas
con estos aspectos.
3.4.6.
Evaluación del
desempeño
La Institución
Educativa Técnica Agropecuaria De Puerto Giraldo, cuenta con proceso para
evaluar el desempeño para docentes del 1278, pero carece de uno para evaluar el
desempeño de los docentes del 2277 así como para los directivos docentes y
personal administrativo que permite indagar los diferentes aspectos de su cargo
con el fin de buscar estrategias de mejoramiento en cada uno de los entes
evaluados.
En la actualidad
se está en el diseño de este instructivo de evaluación de desempeño para esos
entes.
3.4.7.
Estímulos
La institución no cuenta con una
estrategia definida para brindar estímulos o reconocimientos a los docentes,
solo se realizan por iniciativas de los mismos.
3.4.8.
Apoyo a la investigación
La
institución no cuenta con un rubro
definido para los proyectos de investigación que presenten los docentes.
3.5.
Apoyo financiero y contable
3.5.1.
Presupuesto anual del fondo de servicios educativos FSE
Identifica los
procesos de administración de los recursos financieros y su respuesta a las
prioridades y necesidades institucionales del proyecto educativo institucional;
informa del manejo de la documentación e información contable y del uso de
éstas en la planeación financiera en la institución.
Presupuesto anual del FSD
El presupuesto de
la Institución Educativa Técnica Agropecuaria de Puerto Giraldo es elaborado
por el rector de la institución con asesoría de la contadora y es presentado
por él para ser adoptado y aprobado por el Consejo Directivo máxima autoridad,
nombrado cada año de acuerdo a la Ley General de Educación – Ley 115/94 decreto
1860/94 Decreto 1857/94.
El presupuesto de
la institución es muy bajo debido a las disposiciones sobre costos educativos
emanados del Ministerio de Educación. Se hace necesaria la consecución de
recursos ya sea de las entidades oficiales o de la comunidad educativa, con
actividades realizadas, o por transferencia del sector productivo, aunque estas
son más difíciles de conseguir.
En la actualidad
el colegio funciona con fondos que son recaudados de la tienda escolar.
3.5.2.
Contabilidad
El proceso de
contabilidad es realizado por una contadora profesional, quien organiza de
acuerdo a los lineamientos, requisitos reglamentarios con sus respectivos
soportes y hace entrega de los informes financieros necesarios al señor rector
para su revisión y firma. Estos informes se presentan a la entidad de control
financiero del municipio de Ponedera para su respectivo análisis y valoración
Los documentos realizados en esta dependencia son PAC, el presupuesto. Que le
permiten al rector realizar los diferentes egresos de acuerdo a los rubros
ejecutados.
3.5.3.
Ingresos y gastos
La Institución
Educativa Técnica Agropecuaria de Puerto Giraldo, recauda los ingresos que son
autorizados por la secretaria de educación, como son derechos académicos,
tienda escolar, certificados y constancias.
La comunidad
educativa del sector está conformada por familias de escasos recursos y sus ingresos
se basa en el trabajo informal lo cual conlleva a que los aportes para la
institución sean mínimos.
3.5.4.
Control fiscal
La
institución presenta los informes financieros a las autoridades competentes de
manera apropiada y oportuna, y también los da a conocer a la comunidad
educativa.
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